직장에 있다 보면 동시에 여러 일을 처리해야 하는 상황이 자주 생깁니다. 메일 확인하면서 보고서 쓰고, 중간중간 메시지 답장까지 하다 보면 “하루 종일 바쁘게 움직였는데 정작 완료한 일은 별로 없는” 날이 반복됩니다. 저도 한동안 이런 방식으로 일하다가 어느 순간 업무 효율이 눈에 띄게 떨어지고, 작은 실수까지 잦아지면서 루틴을 완전히 바꿔야 한다는 걸 깨달았습니다. 결론적으로 말씀드리면, 멀티태스킹을 줄이고 ‘한 번에 하나’에 집중하는 방식이 훨씬 효율적입니다. 오늘은 그동안 제가 실험해보고 실제로 효과가 있었던 집중력 높이는 업무 루틴을 정리해 드립니다.
1. 멀티태스킹은 효율이 아니라 ‘주의력 분산’일 뿐이다
많은 직장인들이 멀티태스킹을 능력처럼 생각하지만, 실제로는 우리의 뇌가 두 가지 일을 동시에 처리하는 것은 거의 불가능에 가깝습니다. 대부분은 ‘동시에 처리하는 것처럼 보이지만’ 사실은 빠르게 전환하는 것뿐이에요. 문제는 이 전환에 생각보다 많은 에너지가 쓰인다는 점입니다.
- 집중이 끊기고
- 실수가 많아지고
- 업무가 길어지고
- 스트레스도 쌓이고
저 역시 메일·메신저·문서 작성이 섞인 날에는 하루가 끝나면 지친 느낌만 남았고, 성과는 눈에 띄지 않았습니다.
그때 깨달았습니다. “빠르게 움직이는 것과 잘해내는 것은 전혀 다른 일”이라는 걸요.
2. 집중력을 높이는 가장 쉬운 시작: 업무를 ‘묶어서’ 처리하기
가장 효과적이었던 방법은 업무 묶음 처리(Batching)였습니다. 비슷한 종류의 일을 한 번에 처리하면 에너지가 덜 분산되고 속도가 빨라집니다. 제가 실제로 사용하는 묶음 기준은 다음과 같습니다.
- 메일/메신저 확인 시간 따로 지정
→ 오전 10시, 오후 3시처럼 두 타임만 확인 - 문서 작성·기획 등 깊은 집중이 필요한 작업은 시간 블록 확보
→ 1~2시간 동안 알람 끄고 하나만 처리 - 반복 업무는 오전에 몰아서
→ 데이터 정리, 보고 포맷 구성, 서류 처리 등
이렇게 루틴을 바꾸고 나서 메일에 끌려 다니는 시간이 줄어들고 ‘하루에 한 가지라도 성과를 만든다’는 느낌을 확실히 받았습니다.
3. 집중이 되는 시간대를 찾아 루틴을 고정하기
사람마다 집중력이 가장 좋은 시간이 다릅니다. 어떤 사람은 아침에 집중이 잘 되고, 어떤 사람은 점심 이후가 더 선명해지기도 합니다. 저는 아침 시간이 가장 선명하게 집중되는 편이라 중요한 일은 무조건 오전 9~11시에 처리합니다.
여러분도 아래 방식으로 자신의 집중 구간을 찾아보세요.
- 하루를 2~3시간 단위로 나누고
- 어떤 시간에 일이 가장 잘 되는지 기록
- 가장 생산적인 시간대를 ‘중요 업무 시간’으로 고정
이렇게 자신의 패턴을 알면 집중시간엔 중요한 일만 하고 피곤한 시간엔 단순 업무를 배치해 리듬을 맞출 수 있습니다.
이 규칙 하나만 지켜도 업무 효율은 확실히 달라집니다.
4. 집중을 방해하는 요소를 없애는 ‘환경 정리’ 습관
멀티태스킹이 생기는 가장 흔한 이유는 주변에서 나를 계속 건드리는 환경 때문입니다.
저는 아래 네 가지를 바꾼 후 집중 루틴이 훨씬 안정됐습니다.
- 스마트폰은 시야에서 치우기
- 업무시간엔 SNS 로그아웃
- 데스크탑 메신저 알림 축소
- 책상은 현재 작업만 남기고 비우기
이 네 가지만 해도 ‘괜히 딴짓하는 시간’을 크게 줄일 수 있습니다.
특히 스마트폰을 책상에서 치우는 효과는 정말 강력합니다.
물리적으로 멀어지면 생각보다 훨씬 덜 보게 됩니다.
5. 일의 시작과 끝을 명확하게 만드는 10분 정리 루틴
집중은 시작할 때보다 끝낼 때가 더 중요합니다. 하루의 업무가 마무리되지 않으면 다음 날에도 계속 이어져 집중력을 낮추기 때문입니다. 그래서 저는 퇴근 전 10분 동안 아래 일을 합니다.
- 오늘 완료한 일 체크
- 미완료 업무 정리
- 내일의 우선순위 3가지 기입
이렇게 정리하면 다음 날 아침 "오늘 뭐부터 하지?"라는 고민 없이 가장 중요한 일부터 바로 들어갈 수 있습니다.
이 루틴은 단순해 보이지만 하루의 집중 흐름을 만드는 핵심 습관입니다.
마무리: ‘하나에 집중하는 사람’이 결국 가장 빠르게 성장한다
멀티태스킹은 겉보기엔 능력처럼 보이지만 실제로는 집중을 깨고 성과를 떨어뜨리는 경우가 많습니다. 저도 한동안 여러 일을 동시에 하면서 늘 바쁘기만 했는데, 한 가지씩 순서대로 처리하는 방식으로 바꾸고 나서 업무 속도는 더 빨라지고 실수도 거의 없어졌습니다. 집중 루틴은 특별한 기술이 아니라 작은 습관에서 시작됩니다. 업무 묶음 처리, 집중 시간대 확보, 환경 정리, 10분 마무리 루틴만 실천해도 하루의 흐름이 눈에 띄게 달라지고 결국 ‘일 잘하는 사람’으로 성장하게 됩니다.