직장에서 바쁘게 일하는데도 성과가 잘 나오지 않는 순간이 있습니다. 하루 종일 무엇인가를 처리했는데 이상하게 “중요한 건 못 한 것 같은” 느낌도 들죠. 저 역시 업무량이 많았던 시절, 일 자체보다 ‘무엇부터 해야 하는지’를 고민하는 시간이 훨씬 더 많았습니다. 하지만 우선순위 정하는 방식을 바꾸고 난 뒤, 같은 시간에 훨씬 더 많은 성과를 내고, 마감 스트레스도 크게 줄어드는 경험을 했습니다. 오늘은 제가 실제 업무에서 사용하며 효과를 본 선택과 집중 중심의 우선순위 전략을 정리해보았습니다.
1. ‘할 일 목록’ 먼저 쓰지 말고, 그날의 핵심 목표부터 정하기
대부분의 직장인들이 아침에 제일 먼저 하는 일이 할 일 목록(To-do list) 작성입니다. 저도 오랫동안 그렇게 했습니다. 그런데 이 방식의 문제는 해야 할 업무가 많아 보일수록 마음이 조급해지고, 우선순위가 뒤섞여 가장 중요한 일에 집중하기 어렵다는 점입니다.
그래서 저는 아침 루틴을 완전히 바꿨습니다.
- 오늘 꼭 끝내야 하는 핵심 업무 1~2개
- 중요하지만 시간 조율 가능한 업무
- 급하지 않지만 흐름을 만들어야 하는 업무
이렇게 목표 기준으로 먼저 분류한 뒤, 그다음에 세부 업무를 적기 시작하니 하루가 훨씬 명확해졌습니다.
2. ‘중요한 일 vs 급한 일’을 구분하면 우선순위가 자연스럽게 보인다
업무 우선순위를 정할 때 가장 유명한 방식은 ‘아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)’입니다. 하지만 단순한 이론처럼 보이지만 실제로 적용하면 효과가 매우 큽니다. 제가 실제 활용하는 분류법은 아래와 같습니다.
- 중요 + 급함: 지금 바로 처리 (보고서, 마감, 오류 해결 등)
- 중요 + 덜 급함: 하루 또는 주간 핵심 업무로 배치 (전략, 분석, 기획 등)
- 중요하지 않지만 급함: 위임하거나 최소 시간만 투자
- 중요하지 않고 덜 급함: 제거하거나 일정 뒤로 밀기
직장 내 실수의 대부분은 “중요하지만 급하지 않은 일”을 제때 하지 않아서 생깁니다.
이 영역이 진짜 커리어를 변화시키는 핵심이기도 합니다.
3. 우선순위는 ‘회사 기준’과 ‘개인 기준’을 함께 고려해야 한다
직장인은 개인의 생산성만 볼 수 없습니다. 팀과 회사의 목표 흐름도 함께 고려해야 불필요한 충돌을 피할 수 있습니다.
제가 업무 우선순위를 정할 때 참고하는 기준은 다음 네 가지입니다.
- 회사·팀 목표에 직접적으로 기여하는가?
- 나의 성과지표(KPI)와 연결되는가?
- 지금 처리하는 것이 다른 사람의 업무 흐름을 살리는가?
- 이 업무가 나의 커리어 성장에 도움이 되는가?
이 네 가지 기준을 체크하면 어떤 일을 먼저 해야 할지 훨씬 명확해집니다.
4. ‘오늘 반드시 끝내는 1가지’를 정하면 집중력이 압도적으로 좋아진다
예전에는 할 일을 많이 적어두는 것이 생산적인 줄 알았지만 실제로는 그 반대였습니다. 저는 매일 아래 규칙을 적용합니다.
- 꼭 끝낼 단 1가지 핵심 업무 선정
- 해당 업무 시간 90~120분 블록 지정
- 그 시간에는 메신저·이메일 알림 끄기
- 전화도 급한 게 아니면 회의 후 콜백
하루에 단 하나라도 ‘핵심 업무’를 완료하면 업무 밀림 현상이 거의 사라지고 심리적인 여유도 훨씬 커집니다.
5. 비슷한 업무는 묶어서 처리하면 우선순위가 자연스럽게 압축된다
업무 중에는 성격이 비슷한 작업들이 있습니다. 예를 들어 이메일 응답, 승인 요청, 일정 조율, 간단 보고 등이 그렇습니다.
이런 업무를 하루 중 여기저기 섞어서 처리하면 생각보다 많은 에너지를 잃게 됩니다. 그래서 저는 ‘업무 묶음 처리(Batching)’ 방식을 씁니다.
- 이메일·슬랙 응답 시간 2회로 제한
- 결재·확인 요청은 오전 한 번에 처리
- 회의 일정은 같은 요일·시간대로 압축
- 단순 반복 업무는 특정 시간대에 몰아서
이렇게 정리하면 우선순위가 자동으로 선명해지고 중요 업무에 집중할 시간을 확보할 수 있습니다.
6. 우선순위를 정한 후에는 반드시 ‘삭제할 일’을 만들어야 한다
우리는 종종 해야 할 일만 고민하지 “하지 않아도 될 일”을 고민하지 않습니다. 그런데 업무 속도가 느린 이유의 절반은 덜 중요한 일을 계속 붙잡고 있기 때문입니다. 저는 주 1회 ‘업무 정리 시간’을 가지며 다음을 점검합니다.
- 이 업무는 지금도 필요한가?
- 내가 꼭 해야 하는가, 아니면 위임 가능한가?
- 계속 미루고 있다면 정말 중요한 일인가?
- 지금 하지 않아도 되는가?
삭제·위임·유예를 반복해보면 해야 할 일의 20~30% 정도는 자연스럽게 줄어듭니다.
이게 바로 ‘선택과 집중’을 가능하게 만드는 핵심입니다.
7. 우선순위는 하루가 아니라 1주 단위로 관리해야 더 안정적이다
하루 단위로만 우선순위를 정하면 예상치 못한 변수(회의, 요청, 긴급 업무)에 흔들립니다. 그래서 저는 1주 단위 우선순위 관리법을 써왔고 지금까지 가장 효과적이라고 느끼고 있습니다.
- 월요일 오전: 이번 주 핵심 목표 3가지
- 주중: 작업을 목표 기준으로 배치
- 금요일 오후: 회고 및 다음 주 준비
이 방식으로 흐름을 잡으면 갑작스러운 업무가 들어와도 전체 일정이 크게 흔들리지 않습니다.
마무리: 우선순위는 ‘시간 관리’가 아니라 ‘힘 관리’이다
업무 우선순위를 정하는 가장 중요한 핵심은 많은 일을 하는 것이 아니라 가장 중요한 일에 힘을 집중하는 것입니다. 저 역시 예전에는 ‘바쁘면 성장한다’고 믿었지만 이제는 ‘중요한 것만 제대로 하면 성장한다’는 걸 확실히 느낍니다. 오늘 소개한 방법 중 하나라도 꾸준히 적용하면 업무 속도, 완성도, 스트레스 모두 확실하게 달라질 것입니다. 그리고 무엇보다, 일이 나를 끌고 가는 것이 아니라
내가 일을 주도하는 경험을 하게 될 것입니다.